Privacyverklaring

Time-Out en Nexus zijn onderdeel van de Mensgericht Casemanagement Toolkit van Verzuimdynamiek en Salgai. Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens in Nexus is Salgai, hierna “Nexus” of “wij”.

We verwerken twee duidelijk gescheiden soorten gegevens.

Accounts van professionals en organisaties. Wie zich aanmeldt als Audior, specialist, werkgever of dienstverlener, laat naam, e-mailadres en rolgebonden gegevens (zoals specialisme of bedrijfsnaam) achter. Deze gebruiken we voor het account zelf, de beoordeling van de aanmelding, de facturatie en de werking van het platform. Bij de aanmelding ga je akkoord met de algemene voorwaarden en deze verklaring; we leggen vast met welke versie van beide teksten dat was.

Tweestapsverificatie. Elk account logt in met een wachtwoord én een code uit een authenticator-app. De sleutel waarmee die app codes maakt, staat bij onze authenticatiedienst en niet in de app van Nexus. Kies je bij het inloggen "dit apparaat onthouden", dan zetten we 30 dagen een cookie op dat apparaat en bewaren we alleen een onherleidbare afgeleide daarvan, zonder IP-adres of apparaatgegevens. Je kunt alle onthouden apparaten zelf afmelden via je accountgegevens.

BIG-registratie van specialisten. Biedt een specialist begeleiding aan waarvoor een BIG-registratie nodig is, dan controleren we het BIG-nummer dat hij zelf opgeeft in het openbare BIG-register. We zoeken daar nooit iemand op en bewaren van het antwoord alleen de beroepstitel — geen naam, adres of andere gegevens uit het register. Een professional uploadt geen diploma's of andere bewijsstukken.

Hulpvragen van werknemers. Een hulpvraag komt binnen via Time-Out, de aanvraagomgeving die werknemers via de Time-Out-link van hun werkgever bereiken. Die omgeving is onderdeel van Nexus zelf; er is geen aparte app en geen koppeling met een andere partij. De vrije teksten worden gepseudonimiseerd — namen, e-mailadressen, telefoonnummers en andere herkenbare gegevens worden door placeholders vervangen — voordat er iets wordt opgeslagen of naar de AI-dienst gaat die de samenvatting schrijft. Dat vangt niet alles: noem daarom zelf geen namen van collega's, leidinggevenden of familie.

Tijdens het invullen. Zolang een werknemer de vragenlijst invult, blijven zijn antwoorden op zijn eigen apparaat. Ze worden daar 24 uur in de browser bewaard zodat hij later kan verdergaan; naam, e-mailadres en telefoonnummer horen daar niet bij en moeten bij het hervatten opnieuw worden ingevuld. Na 24 uur verdwijnen ze vanzelf, en bij het insturen of bij “opnieuw beginnen” worden ze meteen gewist. In een privévenster kan de browser niets bewaren. Alleen om de samenvatting te schrijven gaan de antwoorden op de laatste stap eenmalig naar onze server en naar de AI-dienst die de tekst opstelt — naam, e-mailadres en telefoonnummer gaan daar niet in mee, en er wordt bij die stap niets opgeslagen. Vastgelegd wordt er pas iets op het moment dat de werknemer de aanvraag instuurt en daarvoor akkoord geeft.

Spoedaanvragen. Wie een situatie te urgent vindt om eerst een vragenlijst in te vullen, kan direct een gesprek aanvragen met een korte toelichting en zijn contactgegevens. Er komt dan geen vragenlijst, geen samenvatting en geen preventief plan van aanpak aan te pas. Om de toelichting in één zin te herhalen op het controlescherm gebruiken we de AI-dienst; die zin wordt nergens opgeslagen.

Na een Audiorgesprek buiten Nexus. Een werkgever kan standaard Audiorgesprekken laten voeren, bijvoorbeeld eens per jaar. Die gesprekken worden buiten Nexus gepland en er wordt niets van vastgelegd. Blijkt in zo'n gesprek dat er meer nodig is, dan kan de Audior met jouw instemming een casus in Nexus vastleggen: je naam en contactgegevens, de thema's, de urgentie, de gewenste gespreksvorm en een korte samenvatting van het gesprek in zijn eigen woorden. Er komt geen vragenlijst en geen AI-samenvatting aan te pas. Was het gesprek voldoende, dan legt de Audior alleen het gesprek zelf vast: de datum, de organisatie en een paar gesloten antwoorden over hoe het ging en wat er is afgesproken — zonder je naam of contactgegevens. Nexus weet dan niet wie het gesprek voerde.

Contactformulier en offerteaanvraag. Wat je invult in het contactformulier of het offerteformulier — naam, e-mailadres, je bericht en eventueel je organisatie en rol — gaat per e-mail naar ons team, zodat we kunnen reageren. We slaan het niet op in het platform.

Op het Casusplein. Een ingestuurde aanvraag verschijnt als casuskaart voor goedgekeurde Audiors. Op die kaart staan alleen een aanvraagcode, de thema's, de urgentie, de gewenste gespreksvorm, taal, gemeente en beschikbaarheid, welke deskundigheid nodig is en een korte, neutrale samenvatting van één of twee zinnen. Geen naam, geen contactgegevens, geen werkgever en geen antwoorden. Een Audior die je aanvraag kan aannemen, ziet daarnaast voor welke werkgever je werkt en het Time-Out-beleid van die werkgever. Zo weet hij onder welke afspraken hij werkt en aan wie hij zijn factuur stuurt. Wie je bent, ziet hij dan nog niet.

De Audior die je aanvraag aanneemt. Pas als één Audior je aanvraag aanneemt, krijgt díé Audior je antwoorden, je samenvatting, de uitkomst van de check en je naam en contactgegevens te zien, zodat hij contact met je kan opnemen. Andere Audiors zien dat niet.

Bij een spoedaanvraag. Een spoedaanvraag komt niet op het Casusplein. Hij verschijnt op de besloten spoedstrook van de Audiors, met alleen een aanvraagcode, de gespreksvorm, de taal en de gemeente. Eén Audior neemt hem aan en krijgt dan je toelichting en je contactgegevens te zien. Bedenk je je voordat hij belt, of tijdens het gesprek, zeg het hem dan.

Als je Audior de casus na een gesprek vastlegt. Zo'n casus komt niet op het Casusplein. Alleen de Audior die het gesprek met je voerde ziet je contactgegevens en zijn samenvatting; hij kan de casus niet aan een andere Audior overdragen. Daarna loopt het zoals bij elke andere casus: het preventieve plan van aanpak, een eventuele specialist en de eindevaluatie.

Het preventieve plan van aanpak. Na het gesprek maakt je Audior een aanzet voor een preventief plan van aanpak; hij gebruikt daarbij AI als hulpmiddel en loopt de tekst daarna zelf na. Jij past het plan aan en stelt het vast. Kies je voor geen vervolgstap, dan blijft het plan bij jou en je Audior en krijgt geen enkele specialist het te zien.

Als er een specialist bij komt. Goedgekeurde specialisten zien eerst alleen wat er speelt, waar je naartoe wilt en welke soort begeleiding jij kiest, en wie een aanvraag kan aannemen ziet ook voor welke werkgever je werkt en het Time-Out-beleid van die werkgever. Niet wie je bent, niet de afspraken in je plan en niet je toelichting bij de vervolgstap. Neemt één specialist je aanvraag aan, dan krijgt alleen die specialist de rest van je plan inclusief je toelichting, plus je naam en contactgegevens. Je antwoorden op de vragenlijst en je samenvatting blijven bij je Audior.

Als je vervolgstap medisch is. Gaat het om begeleiding bij een klacht aan lichaam of psyche, dan kies je in overleg met je Audior zelf welke specialist je voorstelt, zoals een psycholoog of fysiotherapeut, en gaat je plan naar de artsenkamer. Daar zien alleen artsen met een gecontroleerde BIG-registratie eerst wat er speelt, waar je naartoe wilt en de specialist die je voorstelt. De arts die je aanvraag aanneemt, krijgt dezelfde gegevens als hierboven bij een specialist, plus de samenvatting uit je Time-Out — niet je antwoorden op de vragenlijst en niet de scores. Net als een specialist ziet hij voor welke werkgever je werkt. Met die gegevens beoordeelt hij je voorstel. Gaat hij akkoord, dan zien alleen specialisten die die begeleiding aanbieden wat er speelt en waar je naartoe wilt, en de specialist die aanneemt krijgt dezelfde gegevens als hierboven bij een specialist, zonder de samenvatting. Denkt de arts dat iets anders beter past, dan neemt hij eerst contact met je op; daarna kan hij een andere specialist binnen Nexus kiezen. Dat gebeurt één keer. De arts houdt zijn inzage tot de bewaartermijn afloopt. Je krijgt een e-mail zodra de arts akkoord heeft gegeven.

Als er daarna nog een specialist nodig is. Soms blijkt tijdens een begeleiding dat je daarna nog een andere specialist nodig hebt. De specialist die je begeleidt schrijft dan een tussenevaluatie: wat er is gedaan en waarom er nog een specialist nodig is, hoe je nieuwe aanvraag eruitziet (thema's, hoe dringend, vorm, taal en eventueel je gemeente) en een vervolgplan voor de volgende specialist. Die legt hij aan jou voor via een beveiligde link; jij geeft akkoord of vraagt een aanpassing. Met je akkoord, en nadat je het ook mondeling met hem hebt besproken, wordt dit een nieuwe aanvraag met een eigen aanvraagcode. Daarvoor geldt hetzelfde als hierboven: specialisten zien eerst alleen de kenmerken van je aanvraag, wat er speelt en waar je naartoe wilt, en de specialist die aanneemt krijgt de tussenevaluatie, het vervolgplan en je naam en contactgegevens — niets anders uit je eerdere aanvraag. Is de volgende stap medisch, dan geeft eerst een arts in de artsenkamer akkoord. De specialist die de tussenevaluatie schreef, rondt zijn deel daarmee af en ziet de nieuwe aanvraag niet. Wie aanneemt, weet alleen dát er al een specialist was. Trek je je toestemming in, dan geldt dat voor alle aanvragen van dit traject. Neemt niemand de nieuwe aanvraag binnen de termijn aan, dan sluiten we hem en wissen we je contactgegevens.

Als je verdergaat buiten Nexus. Soms is de juiste hulp niet op Nexus te vinden — je huisarts, de GGZ of een voorziening van je gemeente. De arts bespreekt dat met je en legt in Nexus vast waar je verdergaat. Die bestemming delen we met niemand: niet met je werkgever, niet met andere professionals en niet in een e-mail. Hij blijft bij de arts, die je traject daarna afrondt met de eindevaluatie die hij aan jou voorlegt. We nemen zelf geen contact op met die hulpverlener en sturen er geen gegevens heen — dat doe je zelf.

De eindevaluatie. Aan het eind van een traject schrijft de professional die je begeleidde een eindevaluatie (of, als er nog een specialist volgt, een tussenevaluatie). Die legt hij aan jou voor: je leest hem via een beveiligde link en geeft akkoord of vraagt een aanpassing. Een toelichting die je daarbij geeft, is alleen zichtbaar voor degene die de eindevaluatie schreef. Een beoordeling van je Audior of specialist is vrijwillig.

Je werkgever. Je werkgever ziet nooit je antwoorden, je samenvatting, je plan, je eindevaluatie of wat er besproken is, en krijgt geen melding dat jij een aanvraag hebt gedaan. In de vragenlijst kies je zelf of je werkgever op de hoogte mag worden gesteld; alleen bij “Ja” laat je Audior hem weten dát je een Time-Out hebt aangevraagd. Werkgevers krijgen verder uitsluitend een rapportage in aantallen: hoeveel aanvragen er waren, over welke thema's, hoe tevreden werknemers waren en wat trajecten opleverden. Bij minder dan vijf aanvragen wordt er niets uitgesplitst. Bij een kleine organisatie kan een klein aantal toch iets zeggen; dat risico nemen we bewust mee in die grens.

Dienstverleners. Een dienstverlener die werkgevers aanbrengt, ziet alleen aantallen en zijn afrekening. Individuele aanvragen, dossiers en gespreksinhoud ziet hij niet, ook niet als een werkgever daar toestemming voor zou geven.

E-mails. E-mail is geen beveiligd kanaal. Onze mails bevatten daarom nooit de inhoud van een aanvraag, plan of eindevaluatie: alleen een aanvraagcode en, waar nodig, een beveiligde link. Een melding aan een professional over een nieuwe aanvraag noemt geen details; die staan pas na het aannemen in het platform.

Beheer. Een beheerder kan casusgegevens alleen inzien met een verplichte reden, en elke inzage wordt vastgelegd.

Je geeft akkoord met deze verklaring op het moment dat het ertoe doet: bij het insturen van een aanvraag of spoedaanvraag, bij het vaststellen van je preventieve plan van aanpak, bij het aanmelden als professional of organisatie en bij het versturen van het contact- of offerteformulier. Dat doe je door het vakje aan te vinken. Van elk akkoord leggen we vast welke versie van de tekst gold.

Voor een aanvraag geef je één keer toestemming dat de Audior die je aanvraag aanneemt je gegevens ziet en contact met je opneemt. Die toestemming kun je intrekken via het contactformulier; daarna sluit de inzage voor iedereen die je aanvraag heeft aangenomen. Bij een spoedaanvraag zeg je het tegen de Audior die contact met je opneemt.

Legt je Audior na een gesprek buiten Nexus een casus voor je vast, dan geef je die toestemming mondeling in het gesprek. De Audior verklaart bij het vastleggen dat hij je heeft verteld wat er wordt vastgelegd en dat je hebt ingestemd; van die verklaring leggen we vast welke versie gold. Intrekken gaat op dezelfde manier: via je Audior of via het contactformulier, met je aanvraagcode.

We gebruiken gegevens uitsluitend om hulpvragen bij een passende, door ons beoordeelde professional te brengen, om accounts te beheren, te beoordelen en te factureren, om werkgevers en dienstverleners rapportages in aantallen te tonen en om het platform veilig en controleerbaar te houden. AI ondersteunt bij het samenvatten en voorbereiden; beslissingen worden altijd door mensen genomen.

Analyse van wat trajecten opleveren. De antwoorden op de keuzevragen van de eindevaluatie bewaren we bij het afsluiten daarnaast los van de persoon: zonder naam, contactgegevens, aanvraagcode, werkgever of datum — alleen het kwartaal, de soort route en de thema's van de aanvraag. Daarmee onderzoeken we wat trajecten in het algemeen opleveren. Werkgevers krijgen die gegevens niet te zien, en een eventuele toelichting in eigen woorden gaat er niet in mee.

Contactgegevens en inhoudelijke casusgegevens — antwoorden, samenvatting, toelichtingen en de eindevaluatie in eigen woorden — staan versleuteld opgeslagen (AES-256) en worden alleen ontsleuteld voor wie ze volgens deze verklaring mag zien. Elke betekenisvolle handeling — het insturen van een aanvraag, het aannemen van een casus, elke inzage door een beheerder (altijd met verplichte reden) — wordt vastgelegd in een audit trail, zonder gespreksinhoud.

Niet-aangenomen aanvragen verdwijnen 30 dagen na binnenkomst van het Casusplein. Na het aannemen van een casus sluit de inzage voor de Audior 30 dagen na dat moment; voor een specialist of arts loopt die termijn vanaf het moment dat híj aannam. De onderliggende gegevens blijven daarna versleuteld gearchiveerd; alleen een beheerder kan ze met een verplichte, vastgelegde reden inzien, bijvoorbeeld om een klacht af te handelen.

Duurt je traject langer dan die termijn, dan blijven je e-mailadres en telefoonnummer zichtbaar voor de Audior en de specialist die het begeleiden, zodat ze je kunnen blijven bereiken. Alleen die twee gegevens, en alleen tot je traject is afgerond. Is je traject een maand na je aanvraag nog niet afgerond, dan sturen we je daarna elke week een korte e-mail met de vraag of het kan worden afgerond of dat je meer tijd nodig hebt. Je antwoord gaat naar de professional die je traject op dat moment begeleidt.

Je naam, e-mailadres en telefoonnummer bewaren we niet zo lang. Die wissen we definitief zodra je traject is afgerond, en meteen als je je toestemming intrekt. Je antwoorden, de samenvatting, het plan en de eindevaluatie blijven wel gearchiveerd, zonder je contactgegevens.

We verkopen geen gegevens en delen ze niet voor marketing. Voor de werking van het platform maken we gebruik van een beperkt aantal verwerkers: hosting en database-infrastructuur, e-mailverzending, betalingsverwerking en — uitsluitend met gepseudonimiseerde gegevens, zonder contactgegevens — AI-ondersteuning bij het samenvatten en voorbereiden van casussen.

De betaaldienst int de maandelijkse abonnementskosten van organisaties en professionals. Die krijgt alleen de naam van de organisatie of de professional en de betaalgegevens die daarbij horen. Over een aanvraag of een werknemer krijgt de betaaldienst niets.

Een Audior of specialist kan de kalender in Nexus koppelen aan zijn eigen Google Agenda of Microsoft Outlook. Een gesprek komt dan in die agenda te staan met alleen de tijd, de vorm (online, telefonisch of op locatie) en een link terug naar Nexus. Je naam, je contactgegevens, je werkgever en de plek of videolink van het gesprek gaan daar niet naartoe, en je krijgt van Google of Microsoft geen uitnodiging.

Het platform en de database draaien in de Europese Unie, in een datacentrum in Ierland. Daar staan je antwoorden, je gegevens en alles wat er rond een casus wordt vastgelegd.

Staat in de balk bovenaan de knop Plan een kennismaking, dan kunnen werkgevers en dienstverleners daarmee een kennismakingsafspraak inplannen. Die knop opent een boekingsscherm van Google (Appointment Schedule) in een nieuw venster. De naam, het e-mailadres en de eventuele toelichting die je daar invult, gaan rechtstreeks naar Google en naar onze agenda; Google verstuurt zelf de uitnodiging en de vergaderlink. Nexus slaat van die boeking niets op en heeft er geen inzage in.

Het gaat hier uitsluitend om zakelijke contactgegevens van iemand die namens een organisatie kennismaakt. Gegevens van hulpvragen van werknemers komen hier nooit terecht: die lopen via de Time-Out-link van de werkgever en raken Google niet.

Ben je werknemer en zoek je zelf hulp? Gebruik dit boekingsscherm dan niet. Dat loopt via de Time-Out-link die je van je werkgever krijgt — lees hoe dat werkt. Bij acute nood: neem contact op met je huisarts, bel 112, of bel 113 (0800-0113) als je denkt aan zelfdoding.

Je hebt het recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, het recht om je toestemming in te trekken en het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking. Neem daarvoor contact met ons op. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen over deze verklaring of over je gegevens? Gebruik het contactformulier.